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2014年3月22日 (土)

(続)文章作成マナー、凡事徹底

日本企業にて20年以上、事務系総合職として働くWATANKOが取り上げる(自己流の)ビジネス文章の作成マナー、後半です。

今度は書き方そのものの話ではなく、文書や資料作成のマナーについてふれます。

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5.早く書きましょう

報告書・提案書は依頼されたならばなるべく早く書きましょう。上司など依頼した相手が期待する納期よりも早めに仕上げるべきです。

上司が考えるイメージ締切が1週間であれば3日で仕上げるといった感じです。たとえ7割の出来だとしても一度上司にあげるところが大事です。その上でもらったコメントを反映することで書類作成のイメージ締切1週間に対して早期段階で上司の意向を取り込むことができ、締切土壇場での大幅修正を回避できます。また上司のイメージ締切よりも早く提出すれば、荒削りな内容であっても上司の評価も甘いかもしれません。年配である上役ほどせっかちなものです。早期提出のポイントは高いです。

逆にイメージ締切1週間のところを2週間以上もかけて書類作成し、提出したらどうでしょう。その中身はそれだけ時間をかけたがゆえに、かなりの完成度が期待されてしまいます。途中で上司の意向を確認することなしに進めたら、ひょっとして提出時に大幅な修正を余儀なくされるかもしれません。

「WATANKO君、散々待ってこの内容ですか?」

6.テンプレートを活かしましょう

文章作成の経験を重ねていくと比較的良く書けた文章をストックすることができます。また他人が書いた秀逸な報告書・提案書を目にする機会もあるでしょう。そういった良い事例をテンプレートとしてもっておき新規作成の際には、それらを下敷きにして書くことです。新規作成だからといってまっさらなキャンパスから書き出しする必要はありません。

これは特にExcelで資料を作成するときに役に立ちます。なぜならWordやPower Pointは詰め込める情報量や書式が比較的制限されているのに比べてExcelは1枚1枚の資料の中身について自由度が高いためかえって迷ってしまう場合があるからです。数値と文字量のバランス、フォントサイズや貼り付けるオブジェクト、表に記載する数字の粒度、情報の見せ方の順序立てなどがうまく組み合わされていないと読み手に対してメッセージが上手く伝わない、読んでいて疲れる資料となってしまいます。

そこでテンプレートを活かすことによってメッセージが伝わる効果的な文章、資料を仕上げます。またテンプレート活用は作成作業時間の短縮にもつながります。

作成者が自他問わずとてもよくできた文章や資料は、思わず何度も読み返したりすることがありませんか。良く書かれた文章、資料はその時のみならず、後々までも読まれたり、引用されたりすることがあります。そのようなものを1点でも多く作成したいですね。

7.文章1枚で片付くと思わないこと

文章、資料作成のマナーを紹介しておきながらではありますが、どんなに素晴らしい文章、資料を作成したとしてもそれだけでメッセージの伝達が完全に済むとは思わない方が良いでしょう。

現代であればメッセージの内容によって資料だけでなく電話、メール、直接会話をうまくミックスして伝えることが大事です。前日記事の2項でもふれましたが読み手がもつコンテクストが書き手と異なる場合や資料そのものが専門的な内容であるといくら因果や5W1Hに留意しても限界があるかもしれません。

※まとめ-凡事徹底して、一発で読み手の頭にスーっと入る平易な文章、資料を作成しましょう

自分のことを棚に上げてではありますが、他の個人投資家ブログを拝見しているとブロガー当人やコメント投稿者が書く文章の中には主語や目的語が省かれている、修飾語句が長すぎる、どこに掛かっているのかわからないといった文章を見かけることがあります。また一文が長かったり、文語調の言葉を頻発させたりとあまりに堅苦すぎる文章も見かけます。一応投資関連記事なので共通のコンテクストをもってなんとか理解を試みますが、非常に疲れます。

当人たちはスマートでポイントをついた文章、あるいは格調が高くインテリな文章を書いているつもりかもしれません。しかしこのようなわかりにくい文章を書く方々は普段、仕事で一体どのような文章を書いているのか、覗いてみたくなります。(あるいは普段、まともなビジネス文章を書いたことがないのかとすら思えてきます。)

前回、今回とWATANKOが紹介するマナーについて「そんなことはわかっている。」と言う方も少なくないかもしれません。たしかにWATANKOが取り上げた内容は当たり前で平凡な内容かもしれません。

しかし一方で前述のような文章を書く人をみるにつけ、文章作成においてこのような凡事を徹底している人はひょっとしてWATANKOが想像するよりも限られているのもしれないと思い、今回あえて記事にしました。

必要な内容が、適度な分量で、適切な時期に平易な文章、資料として作成され、一発で読み手の頭にスーっと入るようになった時、ビジネスマンであれば、誰しもがちょっとしたカタルシスを感じることでしょう。

「社長、(ワタクシが作成した)資料は読んでいただけましたでしょうか。」

なお聡明なる皆様方におかれましては、それぞれが文章、資料作成の折に日頃考えている凡事を是非ご披露いただけると幸いです。

【2014/3/23】

記事タイトルを変更しました。投稿後に記事タイトルを変えたくなる衝動にかられることがしばしばあります。良く考えてタイトルつけねばと反省しています。

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