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2014年3月21日 (金)

文章作成マナー、凡事徹底

【3月20日終値ベース運用状況速報】

■投資元本
54,030千円

■評価損益(分配金・確定損益・税還付込み)
20,382千円

■損益率
37.7%

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WATANKOの勤務先は海外向け売上高が数十年前から過半を超え、外国人の採用もそれなりに行っています。しかしながら社内風土としては曖昧なルールが蔓延、以心伝心コミュニケーション、事なかれ主義、上に弱く下に強い、官僚的とコテコテの伝統的日本企業度合い満点です。でも世に言われるブラック企業という印象でもなく、よくある日本企業のひとつではないかと想像します。

さてこのような日本企業にて20年以上も働いていると、事務系総合職としてこれまで報告書や企画書を山のように書いてきました。そこから湧いてきた相手に意図を伝えるためのビジネス文章の(自己流ですが)作成マナーについて取りあげます。

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1. 文章は因果で書きましょう

先ず大原則として、何か提案する際には因果で書きましょう。一文または一段落の中に原因(因)と結果(果)をセットで書くということです。

「○○であるべきだ。」「△△しなければならない」と唱えるだけなら簡単ですが、その理由や、結論に至った動機を書かずして○○や△△の説得力はでてきません。「因」が正しければ、そして因と果の繋がりに蓋然性があれば、「果」に対して異を唱えることは難しくなります。

「果」が相手の腹に落ちない場合は、「因」に疑義を持たれたり、「因」と「果」の繋がりに無理や飛躍がある場合であり、「果」を唱えたければ、そこを見直す必要があるでしょう。

これは昔、中小企業診断士資格の試験勉強をしていた頃に経営アドバイスの記述回答を書く際のアドバイスとして、当時通っていた予備校の先生からの教えがルーツになっています。

2.5W1Hを整えましょう

上記1にて言及したWhyを含めて5W1Hをしっかり書きましょう。

日本語とは便利なものでして能動態であっても主語を省いた文章が書けてしまいます。また一方で修飾句は沢山ついているものの被修飾語が大変わかりにくくなっているケースも見かけます。

これは文章の書き手と読み手との間で、文章内容を円滑に理解するための基礎的な情報が土壌として理解されている(共通のコンテクストを持っている者同士の)場合ならでは通用するケースでしょう。

しかし文章は様々な立場・属性の人(中途入社社員や外国人従業員を思い浮かべてください。)の目にとまることがありえるため、原則として共通のコンテクストをもっていない相手にも通じるように文章はかくべきです。

(実はコレ、文章だけでなく相手との実会話においても省かれがちでことであり、重要です。)


3.数字を必ず入れましょう

文章には客観的なデータを表す数値がちりばめられていると、読み手の関心を引く可能性が高いです。なぜならそこには客観的事実が述べられており、読み手の好奇心をそそりやすいからです。

「へー、こんな数値がでているのか。」⇒「それで理由は?対策は?何が言いたいの?」と読み手の意識が繋がれば提案している内容に目を向けてもらいやすくなります。上記1の因果で書きましょうと同様に説得力も増してくるでしょう。

文章の書き出しから2~3段落目あたりからは数字を散りばめ始めてていきたいところです。読み手に貴方の文章のポエム部分を我慢して読んでもらえるのは冒頭からせいぜい15~20行目くらいまでです。

4.書きすぎはやめましょう

MS Wordの文字数や行数設定をわざわざ変更してギッシリ文字を詰めて書く。Excelの余白を最小にして端から端まで数字表をびっしり貼り付ける。Power Pointで14フォントくらいで箇条書きばかりで書き埋める。見つけたこと、調べたこと、言いたいことを寸分漏らさず、思いの丈を全てぶつける文章はやめましょう。たくさん詰めると、その結果、一番言いたいことがかえって埋没してしまいます。

相手に集中して読んでもらえるのはWordならA4書式で2~3枚、Excelなら本紙の添付分として3枚程度、Power Pointなら16ページ以内(ハードコピーで上下二分割、両面印刷で4枚未満)、そしてそれらはどれもある程度の余白がある資料です。

(つづく)

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